O papel do auditor

O trabalho do auditor é conduzir uma auditoria para avaliar se sistema de gestão está alinhado com os requisitos da norma e se as atividades decorrem de acordo com o planeado na documentação da organização, ou seja, um exame sistemático e independente para determinar se existe conformidade nas atividades e nos resultados do sistema.

Antes da Auditoria

O trabalho do auditor começa com a preparação. Uma auditoria bem-sucedida é resultado de um planeamento feito com base na informação cedida pela organização. As principais responsabilidades do auditor nesta fase incluem:

• Clarificação do Âmbito: O auditor deve obter informação sobre o objetivo da auditoria e o que será avaliado. Isso inclui as normas, os procedimentos e os requisitos legais aplicáveis.

• Planeamento: É fundamental que o auditor defina um plano para a auditoria, que inclua prazos, recursos e áreas a serem auditadas, para que a organização possa assegurar a disponibilidade da equipa nos momentos adequados.

• Revisão de Documentos: Antes de iniciar a auditoria, o auditor deve analisar a documentação relevante fornecida pela organização. Qual a documentação a obter/disponibilizar depende do sistema documental da organização e do referencial.

• Comunicação: O auditor deve estabelecer uma comunicação clara e transparente com a empresa a ser auditada.

Durante a Auditoria

Esta é a fase de recolha de evidências. O auditor deve ser objetivo, imparcial e seguir o plano estabelecido. As responsabilidades incluem:

• Recolha de Evidências: Por meio de observação, entrevistas, análise de documentos e registos. As evidências recolhidas devem ser suficientes e apropriadas para sustentar as conclusões da auditoria.

• Entrevistas: Conduzir entrevistas com os colaboradores de forma respeitosa e profissional, a fim de obter informação sobre as atividades e a sua conformidade com a norma objeto da auditoria e a informação documentada da organização.

• Identificação de Não Conformidades: Deve identificar as não conformidades (falhas em relação aos requisitos) e as oportunidades de melhoria. É essencial que as não conformidades sejam descritas de forma clara, objetiva e baseada em evidências.

• Comunicação de Constatações: No fim da auditoria deve apresentar as constatações de forma transparente e construtiva à organização, destacando os pontos fortes e as áreas que precisam de melhoria.

Após a Auditoria

Após a realização da auditoria é responsável por documentar o processo e as suas conclusões. As responsabilidades incluem:

• Elaboração do Relatório: O auditor deve preparar um relatório de auditoria objetivo, que inclua o âmbito, as constatações (não conformidades e oportunidades de melhoria) e as conclusões da auditoria.

• Confidencialidade: O auditor deve manter a confidencialidade de todas as informações obtidas durante a auditoria.

O papel do auditor é ser um agente de melhoria. A sua visão externa e capacidade de análise crítica ajudam as organizações a identificar pontos fracos, a amadurecer os seus processos e a garantir a conformidade com as normas, contribuindo para o progresso da organização.