O colaborador da organização e a sua contribuição para o sucesso da auditoria

O papel do colaborador numa auditoria é fundamental, embora muitas vezes seja subestimado. Diferente do gestor ou do auditor, que têm papéis de liderança e avaliação, o colaborador é a principal fonte de informação e o elemento que vai demonstrar a conformidade e a eficácia dos processos nas atividades regulares da organização.

Antes da Auditoria

A preparação do colaborador começa na admissão, durante o acolhimento e na forma como é transmitida a informação sobre políticas e procedimentos em uso na organização. Tem a responsabilidade de executar as atividades referentes à sua função em conformidade com o estabelecido.

Podemos resumir:

• Seguir os procedimentos: Executar as atividades da sua função conforme documentado.

• Manter registos: Garantir que os registos (formulários, planos, relatórios) sejam preenchidos de forma precisa, clara e dentro dos prazos previstos, quer estejam em formato digital ou outro.

• Comunicação: Em caso de dúvida sobre um procedimento, o colaborador deve comunicar com seu gestor para esclarecê-la, sempre que necessário.

Durante a Auditoria

Na presença do auditor, em ambiente de auditoria, o colaborador é convidado a demonstrar as suas atividades e a responder a perguntas, é o momento de colaborar com o processo.

As principais responsabilidades incluem:

• Ser assertivo: O colaborador deve responder às perguntas do auditor com precisão. É melhor admitir que não se sabe a resposta a uma pergunta do que fornecer informações incorretas.

• Demonstrar o trabalho: Se o auditor pode pedir ao colaborador para mostrar como uma atividade é executada ou onde um registo é mantido, que deve ser capaz de o demonstrar de forma clara e objetiva.

Após a Auditoria

As conclusões da auditoria podem resultar em alterações ou melhorias nos processos.

O colaborador deve:

• Participar das melhorias: Colaborar na implementação das ações corretivas e preventivas.

• Adotar as mudanças: Deve adotar as novas práticas e procedimentos implementados, como resultado da auditoria para garantir a melhoria contínua.

A participação ativa do colaborador e a sua assertividade são essenciais para que o processo de auditoria seja uma ferramenta de melhoria..