O papel do gestor do sistema perante a auditoria

O gestor do sistema assume uma responsabilidade relevante e tem uma participação que garante o sucesso e a efetividade do processo, quer durante a auditoria, quer na sua preparação junto do resto da equipa

Antes da Auditoria

A responsabilidade do gestor do sistema começa antes da auditoria, na preparação da organização e da equipa, assegurando que todos os processos, documentos e registos estão em conformidade com as normas e requisitos aplicáveis e foram divulgados e compreendidos por quem tem de os conhecer e usar.

Algumas tarefas que são relevantes na preparação:

• Revisão e atualização da documentação: Garantindo que todos os manuais, procedimentos e instruções de trabalho reflitam a realidade da empresa

• Análise de objetivos e indicadores: Monitorizando o desempenho, identificando pontos fracos e oportunidades de melhoria.

• Seguimento de ações corretivas e de melhoria: Assegurando que as não conformidades de auditorias anteriores foram tratadas e que as ações corretivas foram eficazes.

• Comunicação e conscientização: Sensibilizando as pessoas sobre a importância da auditoria e o papel de cada um no processo.

Durante a Auditoria

No decorrer da auditoria, o gestor do sistema é o principal ponto de contacto entre a equipe da auditores e a equipa da organização.

Tem a responsabilidade de:

• Apresentar a empresa: Fornecer uma visão geral, garantindo que o auditor tenha uma compreensão clara do contexto da organização e do sistema que vai auditar

• Acompanhar os auditores: Estar presente durante as inspeções e entrevistas, facilitando o acesso a documentos, registos e pessoas.

• Esclarecer dúvidas: Fornecer informações precisas e detalhadas.

• Garantir o foco: Manter a auditoria focada nos objetivos e no âmbito definidos.

Após a Auditoria

Nesta fase ele é o principal agente na gestão das não conformidades, na persecução da melhoria contínua.

Através de:

• Análise e tratamento de não conformidades: Coordenando a investigação das causas das não conformidades identificadas, elaborando planos de ação e fazendo o seu seguimento junto dos responsáveis pela sua implementação.

• Comunicação dos resultados: Partilhar os resultados da auditoria com a equipa conforme adequado às funções de cada um, destacando os pontos fortes e as áreas que precisam de ações de melhoria.

Em resumo, o gestor do sistema é tem a função de preparar e acompanhar a auditoria de forma a garantir que resulta num momento relevante para a melhoria contínua da organização e não apenas uma formalidade. Ele é um elo entre a equipa, a direção e os auditores, promovendo uma cultura de conformidade.