O seu Sistema de Gestão tem muitos papéis?
Pode resolver o problema passando a utilizar um suporte informático.
Existem diferentes opções ao seu dispor, mais ou menos caras e com diversas funcionalidades, mas não tem de ser necessariamente uma solução muito dispendiosa, pode:
Comprar software que é instalado no servidor da empresa, esta é uma escolha que obriga a um investimento inicial maior mas, uma vez instalado, o produto é propriedade da empresa.
Recorrer a um produto SaaS (software as a service), esta solução requer o pagamento de uma taxa de utilização, para um software que está na nuvem. É cada vez mais utilizada, porque representa um esforço económico menos exigente.
Utilizar software de produtividade como o Office da Microsoft ou o Google Docs, com custos desprezáveis, e que permitem organizar e agilizar a documentação do SGQ.
Como escolher?
Saber se a solução mais adequada ao seu negócio é uma ou outra, depende do tipo de negócio, da dimensão da sua empresa e do seu Sistema de Gestão da Qualidade, da possibilidade de amortização do investimento e do planeamento do desenvolvimento do negócio, por exemplo.
Mas se a sua empresa é de pequena dimensão e não lhe interessa investir em software nesta altura do desenvolvimento do negócio, pode conseguir excelentes resultados em termos de organização do SGQ e dos documentos que o constituem recorrendo a ferramentas que quase de certeza já fazem parte do seu dia-a-dia, como o Office da Microsoft e o Google Docs.